「上手な断り方」で仕事のキャパオーバーを防ぐ【断る方法がわからない人必読】

断り方

今回は、「断り方、断る方法」に焦点をあてます。

わたし達は日々の仕事に追われる中で、上司やクライアントから様々な業務を依頼されています。

処理する時間を考えれば断りたい…でも断れない。

無理を承知で次から次に仕事を受けてしまい、気がついたらキャパオーバーに陥り全てが中途半端になり、ミスも発生し、がんじがらめになってしまっている。

そんな経験はありませんか?

今回はそんな「断ることができない、苦手だ」「うまい断り方や方法が分からない」そんな人に向けた記事です。

「上手な断り方」のヒントを見つけて、仕事のキャパオーバーを防いで下さい。

断ることができない理由

頭を抱えて叫ぶ男性

わたしたちは、なぜ断ることができないのでしょうか?

それには、大きく3つの理由があります。

・人間関係に対する不安
・評価が気になる
・自己犠牲の精神が強い

1つずつ詳しく見ていきます。

人間関係に対する不安

人からの依頼やお願いを断るとき、あなたの頭の中にはどんな思いがよぎるでしょうか?

断ることで「嫌われる」とか「関係がぎくしゃくする」など、今後の関係性への不安が湧き上がってくるかもしれません。

人間関係を意識しすぎるあまり断ることができない、断ることを躊躇してしまう…

このように、人間関係に対する不安から断ることができないことが理由の1つとして挙げられます。

評価が気になる

自分に対する評価への過度なこだわりも、断ることができない理由です。

「仕事ができる人」と思われたい。
「カッコいい」と見られたい。
「なんでも引き受けてくれるいい人」でいたい。

そんな自己イメージ持って仕事に向き合うことが「評価を下げたくない」という思いになり、断れなくなってしまうことは、よくあることです。

自己犠牲の精神が強い

自己犠牲の精神が強い人も断ることができません。

こういった人は、自分が犠牲になってでも他人に尽くしたいと思っています。

「頼られたらうれしい」
「あの人を何とかしたい」
「自分が力になれたら」

そんな思いから色んなことを引き受けてしまいます。

自分のことは後回し、断るという発想そのものがないのかもしれません。

思いは尊いのですが、こと仕事になると滞りも生じかねず問題になってしまいます。

仕事を引き受けすぎてしまうあまり、キャパオーバーに陥り、依頼をしてくれた人をはじめとしてクライアントなど関係者に迷惑をかけてしまっては本末転倒です。

断ることは大事なこと

断ることは、自分にとって大事なことなのです。

なぜ、上手な断り方が大事なのかを見ていきます。

なぜ断ることが大切なのか?

仕事を誰かに頼むとき、頼みやすい人と頼みにくい人がいるのは事実です。

当然、頼みやすい人に仕事の依頼が集中することになります。

頼まれた人はたまったもんじゃないですよね…

断れない、断らないために仕事はどんどん増えてしまいます。

するとどうなるのか?

頼まれた仕事の処理に追われ、優先しなければならない仕事は後回しになってしまいます。

何もかもがバタバタで、仕事に集中することもできなくなります。

仕事は自分一人で完結するものではありません。

さらに、仕事に期日はつきものです。

仕事を断ることができないと、期日に間に合わないばかりか他の仕事との連携もうまくいかず、関係性や評価にまで影響が出てしまいます。

「人間関係や自己評価の悪化を恐れて断らない」
「人のためと思い、多くの仕事を引き受ける」

これらが裏目に出てしまった経験も少なくないのではないでしょうか。

いかに断ることが大切か…お分かりいただけるかと思います。

断ることで「時間」「集中」「信頼」「判断力」といったものを得ることができるのです。

そしてなんと言っても、ストレスから解放されるため、断ることによるメリットは大きいのです。

断ることは悪ではない

そもそも、断ることは悪いことではありません

その認識が必要です。

頼まれた仕事を断ることは、断った仕事や頼んだ人を否定することとは別問題だからです。

仕事を断ることは、仕事や頼んだ人自体を否定・拒絶することとは違います。

そこは、分けて考える必要があります。

断れない人は、この区別ができていないのが問題なのです。

“断ることは決して悪いことではな

ここをしっかり認識してみてください。

上手に断る方法6選

ここからは「上手に断る方法」を6つ解説していきます。

  • 謝罪し理由を述べる
  • 柔らかく断る
  • 代替案を出す
  • 即答を避ける
  • 条件を出す
  • 他の人を推薦する

基本を押さえつつ自分に合った方法を探して下さい。

謝罪し理由を述べる

上手に断る基本です。

断ることに対してまずは「謝罪」…そして「理由」の説明です。

「申し訳ありません、今は別の仕事で一杯一杯です」
「せっかくのご依頼ですが、○○で難しい状況です」

相手は、あなたの仕事の状況をすべて把握しているわけではありません。

理由もきちんと伝え、なぜ対応できないのかを伝えることはとても大切です。

これには「仕事がキャパオーバーになってるのでは?」と気付き、業務量の調整をしてくれるきっかけにもなります。

柔らかく断る

「好意的な感情表現」の後に「断り」を伝えるというものです。

「仕事の引き合いはありがたいのですが、納期的に厳しいのが現状です」
「いつもお声掛けいただいてうれしいのですが、今回ばかりは○○の都合で対応が出来ないです」

この方法は、どんな状況でも使えます。

かどの立たない断り方として、覚えておいて下さい。

代替案を出す

いわゆる「交渉術」です。

頼まれたことに対して、別の案を出して相手の反応を見るというものになります。

代替案を相手が受け入れないなら、結果的に断ったことになります。

また、相手が代替案を受け入れたとしても、こちらの不利にはならないでしょう。

「今は難しいのですが、 ○日以降ならできると思います。いかがでしょうか?」

こう言って相手の反応を確認するのです。

即答を避ける

頼まれ事というのは、往々にして突発的に発生します。

その場で判断し結論(受ける・断る)を出すのは誰だって難しいものです。

そのため、即答は避けましょう。

「分かりました。○日まで回答を待っていただけますか?」

頼んだ人との関係性にも配慮しつつ、判断するための時間を稼ぐこともできます

時間的余裕があるのであれば、最も効果的かもしれません。

さらにこの方法だと、相手次第では「メールやLINE」で断りを入れることも可能です。

条件を出す

これも「交渉術」のひとつです。

全てを断るのではなく、条件を出してその範囲であれば受け入れるというものです。

「いま言われた中の、○○と××だったらできると思います」
「ご希望通りには無理ですが、△△までだったら可能です」

このように条件を出して、落としどころを相手と交渉して決定します。

他の人を推薦する

自分より適していると思われる他の人を推薦するという方法です。

「それだったら私よりも○○さんが適任だと思います」

直接的に「NO」と言えない人には「あり」な方法かもしれません。

ただし、推薦された人のことを考えると複雑な気持ちになると思いますので、あくまでもひとつの方法として紹介しておきます。

断り方の練習方法

断り方は、スキルです。

ビジネスをやっていく上で欠かせない能力のひとつだと思います。

ならば、訓練で習得することもできるはずです。

ここでは断り方の練習方法を2点解説します。

  • 上手な人を真似る
  • 場面を想定しシミュレーションする

それぞれ解説します。

上手な人を真似る

以前の記事『【タスク管理】苦手意識を克服し「仕事ができる人」になる考え方』でも触れましたが、上手な断り方の習得に向けた一番の近道です。

あなたの周りに断ることが上手な人はいませんか?

意外に近くにいるものです。

営業や調達の人、上司や先輩、もしかしたら後輩に断り上手がいるかもしれません。

断り上手を見つけたら、その人を真似るのです。

「断り方のコツ」なども質問しても良いかもしれませんね。

場面を想定しシミュレーションする

仕事の8割は段取りで決まる…そんな格言があります。

要は事前準備が1番大切だということです。

断り方も同じです。

事前に場面を想定し、断りのシミュレーションをやっておくのです。

これまで断れなかった場面を振り返り、今回の記事を参考にしながら自分なりにシミュレーションを行ってください。

最初からできる人なんていません…何事も練習です。

練習すれば確実に力はついていきます。

断り方はスキルであり能力…練習あるのみです。

断る勇気を手に入れる

自分を信じると書かれた黒板

仕事をしていく上で「勇気」を必要とされる場面は数多くあります。

  • 社内の上層部やクライアントへのプレゼン。
  • 上司や先輩への提言。
  • 間違いを認めること。
  • 今までの自分を変えること。
  • 自分を縛る思い込みを捨てること。
  • そして断ること。

そうです、断ることにも勇気が必要なのです。

では、勇気を手に入れるにはどうしたらいいのか?

まず「自信」をつけることです。

自信をつけるには小さな成功体験を積み上げる成功は小さくても、積み上がると「信頼」にもなっていきます

周りからの信頼は、あなたの自己肯定感をアップさせてくれます。

さらには、「自己効力感 = Self-efficacy = 自分はできるという感覚」を高めることにもなり、「勇気」へとつながっていくのです。

急ぐ必要はありませんので、少しずつでOKです。

小さな成功体験を積み上げながら勇気を手に入れていきましょう。

勇気を出して断ることは、あなた自身を手に入れることでもあるのです。

まとめ

今回は、仕事の上手な断り方について考えてきました。

断ることはスキルであり能力です。

練習で身につけることも向上させることもできます。

明日からの職場でぜひ試していって下さい。

少しずつで問題ありません。

ストレスから解放され自分自身を取り戻すために、試行錯誤しながら自分なりの断り方を身につけていきましょう。

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