「就業時間内に仕事が終わらなかった…」
「今日も残業だ…」
「やることはたくさんあるのに集中力が続かない…」
こんな悩みをかかえているビジネスパーソンは、意外と多いのではないでしょうか。
仕事をする上で“生産性を高める”ことを意識するのとしないのでは、結果に大きな違いが出てきます。
今回は、すべてのビジネスパーソンにぜひ取り入れてもらいたい、生産性を高めるための７つの習慣をご紹介したいと思います。
目次
生産性を高めるとは？生産性を高める７つの習慣
まず、仕事において生産性を高めるとは、「労働時間に対してどれだけ多くの成果を上げることができるか」と捉えることが一般的です。
企業は、働くすべての人にこの“生産性を高める”ことを求めています。
働く私たちも、常に自身を成長・向上させるためには、生産性を高めるということを強く意識しながら業務にあたることが大切だと言えます。
では、生産性を高めるためにはどうすれば良いのでしょうか。
生産性を高めるためのオススメの習慣は、
- 作業量を把握する
- 時間を管理する
- 目標時間を設定する
- メールチェックは1日2～3回程度にする、各種通知をオフにする
- モーニングルーティンを決める
- メディテーションをする
- 睡眠の質を高める
の7つです。
では、ひとつひとつ掘り下げてみましょう！
生産性高める習慣１：仕事量を把握する
生産性を高める習慣、1つ目は、「仕事量を把握する」です。
仕事量を正確に把握することは、生産性を高めるうえで最重要な習慣です。
- 作業内容を把握する→やらなければいけないことがどの程度あるのか
- 納期を把握する→いつまでにやらなければいけないのか
- 優先順位をつける→なにからやるべきか
闇雲に作業するのではなく、仕事量の全体像をしっかり把握し、納期を確認のうえ、優先順位を決めることは生産性を高めるために効果的です。
仕事が多すぎて何から手を付けて良いか分からない…
この状態では、常に頭の中に「あれもやらなきゃ」「何か忘れてる気がする…」と気になってしまい、生産性を大幅に落としてしまいます。
まずは、仕事量を把握するためにも紙やパソコンのメモ帳にやらなければいけないタスクを書き出しましょう。
次に、今日必ずやらなければならないことと後回しにできることの優先順位をつけ、優先順位を決めたら１つのタスクが終わるまでは、そのタスクのみに集中しましょう。
限られた時間のなかで、多くの成果を上げるために「仕事量を把握する」ことは最重要な習慣と言えるでしょう。
生産性高める習慣２：時間を管理する
2つ目の習慣は、「時間を管理する」です。
1日の労働時間を考慮して、優先順位の高いタスクから行うようにスケジュールを立てましょう。
重要なのは「タスクごとに処理するために必要な時間」を把握することです。
なるべくたくさん処理したい！と時間的に無理なスケジュールを立てることはかえって非効率的です。
生産性を高めるためにも、ひとつひとつのタスクにかかる時間を把握、管理する習慣をつけましょう。
また、仕事をするうえで必ずバッファ(余裕)を持たせるようにしましょう！
なぜなら、作業時間の見積りはうまく進まないことが往々にあるからです。
作業途中に話しかけられたり…
電話が鳴ったり…
急な仕事がふってきたりします…
すると、「あれ？どこまでやったっけ？」と作業を思い出すことから始まり、生産性が落ちてしまいます。
一度、悪い流れができると、ずるずると仕事をすることになってしまいます。
そうならないためにも、あらかじめ予定外の出来事を見越してタスク処理を進めましょう。
自身のパフォーマンスが最大限発揮できるよう、良い流れを作り出すことも必要不可欠です。
生産性高める習慣３：目標時間を設定する
3つ目の習慣は、「目標時間を設定する」です。
生産性を高めるためには、集中力を高めることが必要不可欠です。
先ほど、作業ごとにどの程度時間がかかるのかを考えましたが、その概算の時間よりも少し短い時間で処理できるように、目標時間を設定してみましょう。
たとえば、下記の２つのパターンで、あなたはどちらの方が仕事が捗るでしょうか。
- 期限のないタスクをやっておいてと言われた場合
- 何としてでも１時間でタスクを終わらせなければならない場合
おそらく後者の方が仕事が捗るという方はほとんどではないでしょうか。
イギリスの歴史・政治学者であるパーキンソンは「仕事の量は、完成のために与えられた時間をすべて満たすまで膨張する」と提唱しています。(パーキンソンの法則)
小学生のころ、夏休みの宿題が終わらないと思っていたけれど、最終日に終わった経験はないですか？
寝坊したときに、いつもより頭がフル回転し、効率よく準備ができたおかげで時間に間に合った経験はないですか？
仕事終わりに大事な用事を入れてたら、いつもは残業しているのに定時にあがれた経験はないですか？
このように、目標時間を設定することで目標達成に向けて集中力を高めることができ、結果として生産性を高めることにつながります。
また、人間の脳には集中力がアップすると言われる時間帯があります。
それは「午前10～12時」です。
朝起きてから時間が経っているので脳が完全に覚醒していて、脳の働きが活発になると言われています。
生産性を高めるために、少し頑張れば手の届く目標時間の設定を心がけましょう。
生産性高める習慣４：メールチェックは１日２～３回程度にする、各種通知をオフにする
4つ目の習慣、「メールのチェック回数を減らす、各種通知をオフにする」ことも生産性を高めるのに効果的です。
なぜなら、メールを受信するたびに受信BOXを開いたりすることは、集中力が途切れるきっかけになってしまうからです。
メール受信のポップアップ通知だけでなく、社内連絡などの通知も可能な限りオフにしましょう。
ここまで説明してきたとおり、集中力を維持することは、生産性を高めるためにとても重要です。
１つのタスクに取り掛かっている間は、わき目もふらず作業に集中すべきです。
もちろん、重要な連絡がくるツールの通知はオンにして問題ありません。
事務連絡をはじめとした、急を要しない通知はすべてオフにし、より集中できるように工夫してみましょう。
生産性高める習慣５：モーニングルーティンを決める
5つ目の習慣は「モーニングルーティン」です。
生産性を高めるためには、モーニングルーティンが非常に有効だと言われています。
素晴らしいモーニングルーティンは、ストレスや不安をやわらげ、日中のパフォーマンスを安定させる効果があると言われています。
私がオススメしたい生産性を高めるモーニングルーティンは、
- 日光を浴びる
- 白湯を飲む
- 軽い運動をする
の3つです。
日光を浴びる
起きてすぐ日光を浴びることで、睡眠ホルモンであるメラトニンの分泌が抑制されて、身体がスッキリ目覚めることができます。
また、朝起きたあとに日光を浴びながら散歩をすることは、うつ病などのメンタルの病気の予防になるという研究データもあります。
メンタルが安定しているときほど、仕事で高いパフォーマンスを発揮し、生産性を高めることができるものです。
白湯を飲む
朝起きてまず、白湯を飲みましょう。
朝は胃腸が冷えた状態なので、白湯を飲むことで内臓を温める効果があります。
胃と腸を温めることで、胃腸の消化が活発になり、朝ごはんの栄養素としっかりと消化・吸収できるのです。
朝ごはんは脳をエネルギーとなり、脳の働きを良くします。
生産性を高めるためには、朝ごはんは絶対的エースと言えます。
白湯を飲む習慣をつけて、朝ごはんを食べることで得られるメリットを最大化しましょう。
軽い運動をする
朝起きて運動をすることは、生産性を高めるメリットがあります。
運動をすることで血行が促進されて、脳を活性化し、集中力が向上するからです。
集中力が一番高まると言われている「午前10～12時」に向けて、脳をより活性化させましょう。
運動には、そのほかにも自律神経が整う、代謝がよくなりダイエットにも効果を発揮するなど、さまざまなメリットがあります。
モーニングルーティンは、ぜひ取り入れたい習慣のひとつです。
生産性高める習慣６：メディテーションをする
メディテーションとは、「瞑想」のことです。
瞑想とは、精神を集中させる訓練のことを指します。
メディテーションは、脳のネットワークを強化することができると言われています。
なぜなら、脳には精神を集中させることで活性化するネットワークがあるからです。
メディテーションを実践し、このネットワークを繰り返し活性化させる訓練を行うことで、集中力を高めたり、集中力の持続時間を長くしたり、記憶力を高めたりといった効果が期待できます。
メディテーションはさまざまな考え方や実践方法がありますが、「正しいやり方」というものはありません。
自分にあったやり方を見つけて取り組んでみてください。
個人的には、誘導音声のないBGMで瞑想することが気に入っています。
生産性高める習慣７：睡眠の質を高める
最後、7つ目の習慣は「睡眠の質を高める」です。
質の高い睡眠には、集中力と思考力が高め、日中のパフォーマンスを最大化する効果があると言われています。
入眠後すぐの９０分のノンレム睡眠が重要
眠りにはレム睡眠とノンレム睡眠があることは有名ですが、「黄金の90分」と言われる睡眠があることはご存じでしょうか。
入眠後すぐの90分は眠りのゴールデンタイムと言われていて、この90分間をいかに深く眠ることができるかが、睡眠の質を決めると言われています。
質の良い睡眠をすることで脳のコンディションがよくなるので、日中の生産性を高めるためには質の良い睡眠がとても重要なのです。
スムーズな入眠には入浴が効果的
質の良い睡眠を手助けする方法はいくつかありますが、オススメは「寝る90分前の入浴」です。
入浴をすることで身体の深部体温が上がりますが、身体は上がった分だけ下がろうとする働きがあります。
寝入るときには「深部体温の降下」が必要ですが、入浴によってこの降下幅が大きくなり、より熟睡できるというしくみです。
0.5℃上がった深部体温がもとに戻るまでには90分ほどかかるので、「寝る90分前の入浴」が効果的なのです。
まとめ
今回は、生産性を高めるための7つの習慣についてご紹介しました。
- 作業量を把握する
- 時間を管理する
- 目標時間を設定する
- メールチェックは1日2～3回程度にする、各種通知をオフにする
- モーニングルーティンを決める
- メディテーションをする
- 睡眠の質を高める
どれもすぐにでも始められることばかりです。
習慣化することで、意識せずとも行うことができるようになり、生産性がグッと高くなります。
習慣化するまでには少し時間がかかるかもしれませんが、まずは1つの習慣から始めてみましょう。