普段仕事をしていて欠かせない報告・連絡・相談…この報連相、あなたは完璧に出来ていますか？
上司から「つまり何が言いたいの？」「結論から言って」「ん？もう一度話して」「まとめてから話して」など言われたことはないでしょうか。
円滑に仕事を進めるうえで、報連相はかなり重要です。
社会人1年目にとってまず覚えるべきスキルといっても過言ではないでしょう。
今回は、そんな報連相について、相手に端的かつ分かりやすく伝えるコツを3つ紹介したいと思います。
目次
そもそも報連相って何？
報連相とは、報告・連絡・相談のことを指します。
これは、分かっているけれど…具体的に何を指すのかについては、曖昧で何となく覚えている程度の方もいるのではないでしょうか。
報告・連絡・相談の定義について改めて確認しましょう。
- 報告：仕事(案件)の進捗や結果について、上司などに伝えること
- 連絡：仕事(案件)の情報や今後の予定を上司などにに伝えること
- 相談：問題や疑問が出てきた際に上司などに伺ってアドバイスをもらうこと
ここでは、分かりやすく上司のみ取り上げていますが、他にも先輩や他部署の人、取引先の人へ報連相を行う場合もあります。
報連相がきちんと出来ていないと、誰が何をどこまでやっているのか、現在どのような状態なのか把握できず、結果として意思疎通が不十分で、トラブルを招くことになります。
上記のようなことを無くし、かつ業務を円滑に進めるうえで、覚えておきたい報連相のコツについて紹介していきます。
報連相のコツ１：結論から話す
“結論から話す”ことの重要性については、皆さんご存じの方も多いのではないでしょうか。
本をはじめとして、インターネットや会社の研修でも必ずと言って良いほど登場するコツです。
報連相を実践するうえで、１番重要なコツと言えるかもしれません。
報連相の目的は「情報の伝達・共有」にあります。
相手にいかに分かりやすく、かつ早く情報を伝えられるかが大切なのです。
特に悪い報告については、つい言い訳を先にしてしまいがちですので、意識しましょう。
「結局何が言いたいの？それでどうするの？」と言われないためにも、まずは結論から話すことを心掛けましょう。
報連相のコツ２：自分の意見を固めておく
忙しい上司に負担をかけず、かつ仕事を素早く進め、自身も成長する…そんな報連相のコツがあります。
報連相のコツは、報連相の前に自分の意見を固めておくことです。
例えば、案件の今後の進め方に迷っているとします。
そんなとき、あなたならどうしますか？
- 「Aの案件どうしましょう」
- 「Aの案件ですが、現状～～なので、今後こうしようと考えていますが、どうでしょうか」
１の場合、上司は案件の状況を相談者に質問をして今後のアクションについて考える必要があります。
上司の時間を奪うことはもちろんですが、なにより受け身の姿勢となっています。
一方で、２の場合には、案件の進捗について報告しつつ今後のアクションについて案を出しています。
上司からするとその案の良し悪しを判断するだけですので、非常に負担が減ります。
報連相の前に自分の意見を固めておくことで、自分の仕事を効率的に進められるようになることに加えて、上司からの評価も上がります。
１の質問は、正直誰でも出来ることです。
２の質問はその人の考えがあり、そのうえ案に対するフィードバックをもらうこともできるため、成長へとつながりやすいのです。
報連相のコツ３： エレベーターブリーフィングを実践する
エレベーターブリーフィングとは、ごく短い限られた時間の中で、自分の言いたいことを相手にわかりやすく簡潔に伝える会話術のことです。
※ブリーフィングとは、簡単な報告や事情説明、発表を意味します。
上司は、あなたより案件を抱えていることがほとんどでしょう。
さらには、自分以外のメンバーからの相談や上司よりさらに上から指示を受けている場合もあります。
エレベータブリーフィングは、そんな忙しい人へのアプローチとして最適です。
エレベーターブリーフィングの語源
もともとは、
「アメリカ合衆国の大統領が核戦争などの緊急事態になったときに、エレベーターで地下シェルターへ降りるまでの3分間をいかに有効に使うか」
という命題に対して、コンサルティング企業のマッキンゼーが回答したのが語源とも言われています。
シリコンバレーでIT起業家たちが投資家に自分のアイデアを聞いてもらうためにこの方法を多く使ったとも言われています。
エレベーターブリーフィングの流れ
エレベーターブリーフィングは、下記の流れで実施します。
- 主旨を伝える
- 選択肢を伝える
- 判断のポイントを伝える
- 結論を伝える
- その後のアクションの確認をする
その時に、相談相手はただ頷いて聞いていられるように準備しておくことがベストです。
報連相は、１分～３分程度で行うことが良いとされています。
１分～３分で話そうとすると、自然と無駄な言葉や回りくどい表現がそぎ落とす必要があります。
上記構成で話を組み立て、それを１分～３分程度におさまるようにすると考えると分かりやすいかもしれませんね。
報連相の丁寧さを意識するあまり、目的がずれてしまわないようにしましょう。
報連相の目的は、情報の伝達・共有です。このことを忘れないようにしましょう。
まとめ
いかがでしょうか。
報連相を意識することで、自分の仕事を早く進めることができるだけでなく、万が一の時にリスクを最小限に抑えることができます。
また、報連相のコツを抑えることで、上司からの評価や自身の成長につながります。
新卒1年目だけではななく、報連相は役職者にも必須スキルとなります。
報連相を日頃から心掛け、次の行動につなげていきましょう。