今回は「タスク管理」について解説します。
わたし達は、日々の業務の中で多くのタスクを処理しています。
しかし中には、タスク管理が苦手で仕事の効率が悪く残業が続いている。
自分なりにやっているつもりでも効果が出ない…
そんな方も多いのではないかと思います。
仕事の業務効率や生産性を高めるためにもタスク管理は欠かせない重要事項です。
今回はそんなタスク管理について「苦手意識を克服する」ことに主眼を置いて解説していきたいと思います。
目次
業務のタスク管理とは？その必要性と目的
はじめにタスク管理の基本を押さえたいと思います。
分かっているようで分かっていない…そんな基本を、もう一回見直してみましょう。
そもそも「タスク」の意味とは
そもそも「タスク」とはどういった意味なのでしょう？
タスク【task】：課された仕事、課題
仕事上で「タスク」という言葉を使う場合、このような意味になります。
もっと簡単に「作業」と捉えてもらってもいいでしょう。
それほど大きくない「小さい単位の作業や仕事」といったイメージです。
ある仕事やプロジェクトを完結させるためには、数多くの細かな作業を処理する必要があります。
その細分化されたひとつひとつの作業が「タスク」です。
逆に言うと仕事やプロジェクトは「細分化されたタスク集合体」ということになります。
そしてそのタスクを管理することが「タスク管理」に他なりません。
なぜタスク管理が必要なのか？
では、なぜタスク管理が必要なのでしょうか？
タスクは、仕事やプロジェクトが細分化されたものです。
今あなたの目の前にあるタスクは、ある仕事の一部ということです。
仕事には、必ず期限があります。
期限通り仕事を完結させるには「管理」が欠かせないのは言うまでもありません。
他のタスクとの連携を考えても当然のことです。
また、タスクを管理をしていくことで業務効率がアップし、仕事の生産性を上げることにもつながります。
ここで、重要なことがあります。それはタスク管理の目的です。
タスク管理の目的は仕事上の「成果」です…成果を出すためにタスク管理を行うのです。
当たり前のこと…と思われるかもしれません。
しかし、ここが重要なのです。
タスク管理を行う上で陥りがちなのが、目の前のタスクを処理することが目的になってしまうこと…
要は「タスク処理のためのタスク管理になってしまう」ということです。
タスクの処理が目的になってしまっては、何の意味もありません。
自分のタスクを消化しただけ…そこには他のタスクとの連携もありません。
木を見て森を見ず…といった状態です。
仕事やプロジェクトが完結し成果が生まれる…そのためにタスクを処理し、それを管理しているのです。
そのことを忘れないようにして下さい。
仕事の生産性向上については、『仕事のパフォーマンスを最大化する！生産性を高める７つの習慣』も参考にして下さい。
タスク管理の流れ
タスク管理の流れはシンプルです。
- タスクの洗い出し（リストアップ）
- スケジューリング
- タスクの処理
この3つが基本です。
簡単に見ていきます。
タスクの洗い出し（リストアップ）
やるべきタスクを書き出していきます。
タスクを可視化して整理していくイメージです。
書き出すといっても紙やノートに限りません。
スマホやPC等々、書き出して整理していって下さい。
スケジューリング
各タスクをカレンダーに記入しスケジューリングしていきます。
これでタスクを処理する順番が決まります。
カレンダーは好きなものを使って下さい。
アプリでも手帳でもＯＫです。
できれば、スケジューリングされた各タスクを一覧できるものがいいと思います。
タスクの処理
スケジュールに従ってタスクを処理します。
仕事やプロジェクトの成果を見据え、各タスクを処理していきましょう。
自分のタスクがどういった成果につながるのか？…しっかりイメージしながら処理していって下さい。
タスク管理ができない原因と対策
見てきた通り、タスク管理自体はシンプルで難しいものではありません。
問題は、苦手な人にはそれができないのです。
なぜできないのか？
その原因と対策を見ていきます。
タスクの整理ができない
タスク管理が苦手な人の原因は、ほとんどここにあります。
要はタスク管理の流れ①「タスクの洗い出し（リストアップ）」ができていないということです。
具体的に言うと、タスクの書き出しができていない（やっていない）。
タスクを書き出さず、自分の記憶だけに頼っているパターンです。
これではモレや抜け、順位付けに不具合が出てきてしまいます。
タスクの洗い出しとはタスクを書き出すことなのです。
また、タスクを処理していると割り込みがあることも多い。
クライアントからの急な案件、上司から仕事の依頼、先輩社員や同僚のサポート…こういったことが起こってきます。
こうなると頭の中が複数のタスクで「散らかってしまう」のです。
どれから手をつけていいのか分からなくなります。
どうすればいいのでしょうか？
難しく考える必要はありません…こんな場合もタスクを書き出すのです。
散らかった複数のタスクを書き出して整理していくイメージです。
突発的な割り込みが入った場合でも、新たなタスクを必ず書き出していく。これを徹底して下さい！
時間管理ができない
時間管理はタスク管理の核心部分です。
時間管理ができなければタスクのスケジューリングが組めないばかりか、複数のタスクを処理するための時間配分もできなくなります。
では、対策はどうすれば良いのか？
３点お伝えします。
- 時間は自分で作り出すものという認識を持つ
- 時間に余白を作る
- 断ることを覚える
時間は自分で作り出すものという認識を持つ
ひとつ目は「時間は自分で作り出すもの」という認識を持つことです。
世の中には、時間を上手に使う人がいればそうでない人もいます。
その差は何か？
それは、時間は自分で作り出すものという認識があるか否かなのです。
その認識を持つことが、時間を意識し流されない体質を作ります。
時間に余白を作る
ふたつ目は「時間に余白を作る」ということです。
１日の中に、何にでも使える時間帯（余白）を設定しておくのです。
割り込みがあった場合はその時間帯を利用します。
時間に「バッファ」を持たせるといったイメージです。
断ることを覚える
最後は「断ることを覚える」ということです。
実は、時間管理が上手な人は断ることが上手なのです。
何でも引き受けていたら時間はいくらあっても足りません。
上手な断り方についての詳細は今後に譲りますが、ひとつだけポイントを！
あなたの周りに断るのことが上手な人はいませんか？
社内に限らず見渡してみて下さい。
そしてその人を真似るのです…相談してみるのです。
注意して周りを見渡してみましょう…案外見つかるものです。
時間管理術については、『【おすすめ】生産性が大幅に上がる時間管理術、ポモドーロ・テクニックとは？』コチラの記事も参考にして下さい。
優先順位をつけることができない
タスク管理の手法で必ず出てくる「優先順位をつける」ということ。
しかし、タスク管理が苦手な人は優先順位をつけていないのではなく、優先順位をつけることができないのです。
優先順位をつける方法は色々と語られています。
ここでは２点お伝えします。
- タスクの出どころを意識する
- 劣後順位を意識する
タスクの出どころを意識する
１点目は、タスクの出どころを意識するということです。
タスクに「第三者が絡むか？」ということ。
具体的には、自分の中だけで完結できるタスクは後回しです。
しかし、タスクに第三者、上司や先輩、特にお客やクライアントが絡む場合は優先順位が上位になります。
例えば営業の方はクライアントが絡むタスクは優先順位最上位でしょう。
また社内勤務がメインの方は、上司から依頼されたタスクが優先順位の上位になります。
優先順位をつけることが苦手だという方は、こういった考え方を参考にしてみて下さい。
劣後順位を意識する
２点目は、「劣後順位」を意識するということです。
劣後順位とは「何をやらないか」を決めることです。
あのマネジメントの父と称される「ピーター・Ｆ・ドラッカー」は劣後順位についてその著書『プロフェッショナルの条件』な中でこう述べています。
本当に行うべきことは優先順位の決定ではない。優先順位の決定は比較的容易である。集中できるものがあまりに少ないのは劣後順位の決定すなわち取り組むべきではない仕事の決定と、その決定の遵守が至難だからである。
Ｐ・Ｆ. ドラッカー（2000年）.プロフェッショナルの条件 ダイヤモンド社
そして、劣後順位の決定に必要なもの、それは「勇気」だとドラッカーは付け加えています。
優先順位をつける前に劣後順位をぜひ考えてみて下さい。
タスク管理のポイント３選
最後にタスク管理のポイントを３つ見ていきます。
マルチタスクにしない
タスク管理が必要なのは、タスクが複数あるからです。
タスクがひとつならタスク管理はいらないのです。
タスクをひとつにするにはどうするのか？
それは、できるタスクはその場で処理するということです。
タスクを積み上げない、できるだけマルチタスク化を避けるのです。
わたし達人間は、残念ながら多くのことを同時に処理することはできません。
その場で処理できるタスクも実は多い。 ぜひ習慣化して下さい。
期限を決める
タスク管理をする際は、必ず期限を決めましょう。
人は期限を決めないと動きません。
駆け込み需要ってありますよね。
これも販売期限が決まっているから急いで購買行動に走るわけです。
タスクを管理し処理していくのもこれと同じです。
タスク管理に期限の設定は必須です。
処理を可視化する
処理済みタスクの見える化です。
処理が済んだタスクは消していって下さい。
消し方は自由…タスク管理の方法に合わせる形でＯＫです。
こんなことで？…と思われるかもしれませんが、結構励みになるものです。
各タスクが視覚的に減っていくのは、やる気にもつながっていきます。
まとめ
今回は、タスク管理が苦手な人に向けて、苦手意識を克服する考え方を解説してきました。
タスク管理が上手くいかないとき、わたし達はついつい「方法論」に走りがちです。
このアプリがいい、あのツールは効果的等々…。
しかし、今回の記事で解説した本質的な部分をクリアしないことには、どんな方法を用いても良い結果は得られないでしょう。
方法論は、本質的な問題ではないのです。
タスク管理が苦手…という人には必ず原因があります。
そんな方は、ぜひ今回の記事を参考にして下さい。
苦手意識を克服するヒントがきっと見つかるはずです。